Recrutement ATS intégré pour PME Québec

Pour une PME, un ATS (Applicant Tracking System, ou système de suivi des candidatures) répond à trois questions pour chaque poste ouvert : qui a postulé, où en est chaque personne, et depuis quand. Dans Forge Tech, le module Recrutement est inclus dès le forfait Pro, à 99 $ par mois, sans abonnement ATS à part. Gratuit ? Pas au sens strict : il ne coûte rien de plus si tu es au Pro, qui comprend aussi la paie québécoise. Sur Base ou Starter, il s'ajoute à la carte pour 24,99 $ par mois.

Ce que le module Recrutement garde pour toi

Tu le trouves dans Paie & RH → Recrutement / ATS. Une offre d'emploi se crée en quatre champs : le titre (le seul obligatoire), le département, le lieu et le type de poste, soit temps plein, temps partiel, contrat ou stage. Chaque offre compte ses candidatures à mesure qu'elles s'ajoutent.

Côté candidats, la fiche prévoit le nom, le courriel, le téléphone, le profil LinkedIn, le lieu, le CV, la lettre de motivation, la source (référence, LinkedIn, ton site…) et des étiquettes. Une candidature relie une personne à une offre. Elle porte son étape, une note sur 100, des notes de présélection et le nom de la personne responsable du dossier.

Le pipeline, étape par étape

L'écran montre tes candidatures en six colonnes, de Nouveau à Rejeté. Chaque carte affiche le nom du candidat, le poste visé et sa note sur 100. Voici ce que le logiciel enregistre à chaque étape :

Étape	Ce que Forge Tech enregistre
Nouveau	La date de la candidature ; l'offre compte une candidature de plus
Présélection	La date du changement d'étape
Entrevue	La date du changement d'étape
Offre	La date de l'offre
Embauché	La date d'embauche
Rejeté	La date du refus, point de départ de ta règle de conservation (voir la Loi 25, plus bas)

Une nuance : pour Présélection et Entrevue, le logiciel garde la date du dernier changement d'étape, remplacée au passage suivant. L'offre, l'embauche et le refus ont chacun leur propre date, qui reste au dossier quand l'étape change.

Au-dessus du pipeline, trois tuiles : Offres actives (tes offres ouvertes), Candidatures (toutes étapes confondues) et Embauches (30 j), soit les embauches datées des 30 derniers jours.

Où afficher ton offre

Le bouton de création s'appelle « Créer & publier ». Ici, publier veut dire que l'offre passe au statut Ouverte, avec sa date de publication, et entre dans tes offres actives. Rien n'est mis en ligne : Forge Tech n'a pas encore de page carrière publique. Tu affiches donc l'offre là où tes candidats cherchent : ton site Web, Québec emploi (le site d'emploi du gouvernement du Québec), Indeed ou LinkedIn.

Note d'où vient chaque candidature. Après quelques embauches, c'est ce qui te dira quel affichage vaut ton temps.

Ce que le module ne fait pas encore

Je préfère te dire ce qui manque ici que te le laisser découvrir le jour où tu ouvres ton premier poste. Au 26 septembre 2026, le module Recrutement ne sait pas :

• ajouter un candidat ou le faire changer d'étape depuis l'écran. Le logiciel sait enregistrer ces données, mais l'écran propose pour l'instant deux choses : créer une offre et voir le pipeline ;
• mettre tes offres en ligne, ni recevoir les candidatures par formulaire ;
• envoyer des courriels automatiques : accusé de réception, invitation d'entrevue, refus ;
• planifier les entrevues ;
• calculer la note sur 100 : aucune intelligence artificielle ne lit les CV ;
• créer la fiche employé dans la Paie au moment de l'embauche ;
• effacer ou anonymiser un candidat.

C'est donc un point de départ, pas un ATS complet. Son avantage réel : il vit dans le même logiciel que ta paie, sans deuxième abonnement ni deuxième mot de passe.

Ce que la Loi 25 exige quand tu gardes des CV

Un CV, c'est une pile de renseignements personnels : nom, adresse, parcours, parfois une photo. La Loi 25 a modernisé la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1). Voici ce que ses articles demandent, appliqués au recrutement :

• Fixe tes fins avant de recueillir, et ne demande que le nécessaire (art. 4 et 5). Le numéro d'assurance sociale, par exemple, sert à la paie : il attend l'embauche.
• Informe le candidat au moment où il postule (art. 8) : à quelles fins tu recueilles ses renseignements, par quels moyens, ses droits d'accès et de rectification, et son droit de retirer son consentement. En termes simples et clairs. S'il le demande, dis-lui aussi combien de temps tu gardes son dossier et qui est ton responsable de la protection des renseignements personnels.
• Garder un CV pour un futur poste, c'est une autre fin (art. 12 et 14). Un renseignement sert aux fins pour lesquelles il a été recueilli, sauf consentement ou exception prévue par la loi. Le plus sûr : une case à cocher distincte, en mots simples, pour cette seule fin.
• Quand la fin est accomplie, détruis ou anonymise (art. 23, en vigueur depuis le 22 septembre 2023). La loi ne fixe pas de délai en mois pour un CV. Ta règle de conservation, c'est toi qui l'écris, dans tes politiques de gouvernance (art. 3.2), et elle doit tenir à une fin réelle.
• Réponds à une demande d'accès au plus tard 30 jours après l'avoir reçue (art. 32).
• Le responsable de la protection des renseignements personnels, c'est toi par défaut (art. 3.1) : la personne qui a la plus haute autorité dans l'entreprise. Tu peux déléguer ce rôle par écrit. Son titre et ses coordonnées vont sur ton site Web ou, si tu n'en as pas, sont rendus accessibles par un autre moyen approprié.

Exemple : ta règle écrite prévoit de garder 6 mois le dossier d'un candidat refusé. Refus le 15 mars, plus 6 mois : destruction au plus tard le 15 septembre. Mets l'échéance à ton agenda le jour du refus.

Avant de verser des CV dans un logiciel, quel qu'il soit, vérifie qu'il sait effacer une personne : sans ça, l'article 23 devient difficile à respecter. Forge Tech ne le fait pas encore pour les candidats, comme je l'écris plus haut. Pour un cas précis, la Commission d'accès à l'information publie ses guides sur cai.gouv.qc.ca.

Combien coûte le recrutement dans Forge Tech, calcul à l'appui

Hypothèses : prix de la page Tarifs, en dollars canadiens, par mois et par entreprise (pas par utilisateur), taxes en sus.

Forfait	Recrutement	Total par mois
Base (29 $, 1 utilisateur)	+ 24,99 $ à la carte	53,99 $
Starter (49 $, 3 utilisateurs)	+ 24,99 $ à la carte	73,99 $
Pro (99 $, 10 utilisateurs)	Inclus	99 $

Le point de bascule : sur Starter, 2 modules à la carte donnent 49 + 2 × 24,99 = 98,98 $, soit 0,02 $ sous Pro. Au 3^e, tu paies 123,97 $ : les 99 $ de Pro passent sous ce total, avec 37 modules de plus que Starter, dont la paie (des bulletins estimatifs pour l'instant), les feuillets T4 saisis à la main, les feuilles de temps, les vacances, la liste des employés et les évaluations. Payé d'avance pour 12 mois, Pro vient avec 2 mois offerts : 10 × 99 = 990 $ pour l'année, soit 82,50 $ par mois.

Refais ce calcul avec les modules dont tu as vraiment besoin. Et si tu le compares à un ATS vendu à part, prends sa grille du jour, au palier qui correspond à ta taille, et note la date : ces prix changent.

Essaie Forge Tech 30 jours, logiciel complet, sans carte de crédit. Le module Recrutement est dans l'essai : crée une offre, regarde le pipeline, et juge par toi-même.

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— Guillaume Régimbald, Fondateur, Forge Tech Inc.